Aufgaben der Personalverwaltung in KMU effizient lösen

Während große Unternehmen meist auch entsprechend umfangreiche Personalbereiche haben, wird die Personalverwaltung in vielen kleinen Unternehmen häufig von wenigen Mitarbeitern, teilweise sogar „nebenbei“ erledigt. 

Dieser Beitrag beleuchtet die Nachteile dieser Sparmaßnahme und zeigt Wege, wie auch kleinere Unternehmen die Personalaufgaben in hoher Qualität zu akzeptablen Kosten erledigen können.

Aufgaben der Personalverwaltung im Überblick

Auch wenn theoretisch die Aufgaben im Personalbereich für KMU ähnlich sind wie die in Großunternehmen, gibt es hier unterschiedliche Prioritäten.

An erster Stelle in Kleinunternehmen steht die

Personalverwaltung: Dazu gehören alle formalen Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, rechtliche Formalitäten, Krankschreibungen und ähnliches. Um das Offboarding wird sich meist wenig Gedanken gemacht – es wird von den entsprechenden Mitarbeitenden dieses Aufgabenbereiches meist mit erledigt.

Recruiting: Auch das Recruiting gehört dazu. Doch je nach Größe werden Stellenausschreibungen von der allgemeinen Assistenz mit erledigt und übernimmt der Chef persönlich die Vorstellungsgespräche.

Onboarding: In Kleinunternehmen findet das Onboarding meist direkt mit dem zugewiesenen Vorgesetzten oder in dem Team statt, zu dem die neuen Mitarbeitenden dazugehören. Formale Prozesse und Einarbeitungen sind hier eher die Seltenheit.

Mitarbeiterentwicklung: Dieser Bereich kommt in Kleinunternehmen häufig zu kurz. Meist fehlt es an Kapazitäten – sowohl zeitlich als auch vom Know-How her – um sich ernsthaft mit dem Thema zu befassen. So werden in der Regel maximal Pflichtschulungen angeboten. Mitarbeitergespräche gibt es nur bei akuten Problemen oder wenn ein konkretes Anliegen auf einer der Seiten besteht.

Natürlich gibt es auch Ausnahmen hiervon, doch meine Erfahrung zeigt, dass diese Prioritäten die Realität recht gut widerspiegeln.

Nachteile der fehlenden Personalbereiche

So praktisch und schlank ein Unternehmen sich auf diese Weise aufstellen kann, so gefährlich ist diese Sparvariante.

Denn die Aufgaben der Personalverwaltung und vor allem weiterführende Aufgaben wie Mitarbeiterentwicklung fallen dabei häufig unter den Tisch. Kein Wunder, das insbesondere kleinere Unternehmen am Fachkräftemangel leiden.

Hier fehlt es häufig an strukturierter und entsprechend kompetenter Erledigung all der wichtigen Personalaufgaben, die letztlich qualifizierte Mitarbeiter ins Unternehmen bringen und dort auch halten.

Wenn das Unternehmensklima besonders positiv ist, Chef und Assistenzbereiche über hohe Sozialkompetenzen verfügen und die Mitarbeitenden sich persönlich sehr wohl fühlen im Team, kann das über den ein oder anderen Mangel hinwegtrösten.

Dennoch sind auch kleine Unternehmen gut beraten, die Umfangreichen Aufgaben einer Personalverwaltung ernst zu nehmen und Lösungen hierfür zu finden.

Lösungsansätze für fehlende Personalbereiche

Folgende Möglichkeiten bieten sich an, um eine fehlende Personalabteilung wieder wettzumachen:

Outsourcen der gesamten Personalaufgaben: Bei dieser Lösung übernehmen externe Dienstleister bestimmte Personalaufgaben. Üblich ist das beispielsweise fürs Recruiting, es gibt aber auch Dienstleister für die Mitarbeiterentwicklung, Personalverwaltung und vieles mehr.  

Interims-Management: Auch hier kann ein Interims-Manager zwischendurch wichtige Aufgaben übernehmen. Soll langfristig keine Personalabteilung eingerichtet werden, bleibt dies jedoch eine suboptimale Lösung. 

HR-Beratung: Eine HR Beratung, wie sie beispielsweise auch von myjob.coach angeboten wird, kann im Falle von kleineren Unternehmen Schnittstellen-Bereiche dabei unterstützen, kompetent und effizient die notwendigen Aufgaben der Personalverwaltung  durchzuführen. In einem Kennenlerngespräch erfassen wir die aktuelle Situation und den Bedarf und erarbeiten darauf aufbauend gemeinsam Optimierungs-Maßnahmen. So kann fehlendes Fach-Know-How ausgeglichen werden und können die Verantwortlichen sich regelmäßig Unterstützung holen. 

Wenn Du mehr wissen willst, wie Du deine Personalaufgaben effizienter erledigen kannst, dann kannst Du hier unkompliziert ein Erstgespräch vereinbaren: Erstgespräch buchen

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